บทเรียนที่ 2

ให้นิยามความหมายของ “องค์กร” และเปรียบเทียบคำจำกัดความด้านเทคนิค กับคำจำกัดความด้านพฤติกรรมของคำว่า “องค์กร”

an organization is a stable, formal social structure that takes resources from the environment and processes them to produce outputs องค์กร คือ การมีเสถียรภาพทางโครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการและจะต้องมีความมั่นคง ซึ่งเป็นการใช้ทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมในการนำมาผลิตสินค้าและบริการเพื่อประมวลผลกระบวนการเหล่านั้นเพื่อผลิตผลงาน

คำจำกัดความของเทคโนโลยีมุ่งเน้นไปที่3 องค์กรประกอบดังนี้

1. เงินทุนและแรงงานเป็นปัจจัยหลักในการผลิตรวมถึงสิ่งแวดล้อม

2. ปัจจัยนำเข้าที่จะนำไปสู่สินค้าและบริการ

3. สินค้าและบริการจะถูกบริโภค และถูกนำกลับเข้ามาเป็นปัจจัยนำเข้า

ความหมายเชิงเทคนิค คือ องค์กร ต้นทุน แรงงาน เป็นปัจจัยแรกที่อยู่ในสิ่งแวดล้อมที่นำเข้าสู่กระบวนการผลิต มีการเปลี่ยนแปลงองค์กรไปสู่สินค้าและบริการโดยกระบวนการผลิต สินค้าและบริการก็จะถูกนำไปผ่านกระบวนการผลิต

ความหมายเชิงพฤติกรรม เป็นการรวมสิทธิและหน้าที่ สิทธิพิเศษ ภาระผูกพัน และความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ซึ่งจะนำไปสู่ความสมดุลระหว่าง ความขัดแย้ง ความไม่ขัดแย้ง จนทำให้เกิดความเข้าใจและยอมรับ

อธิบายคำว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กันอย่างไร และอธิบายว่าการนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

เทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถนำมาประยุกต์เพื่อสร้างเป็นระบบสารสนเทศสำหรับงานด้านต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างมากมาย ระบบงานภายในองค์กรซึ่งอยู่ในที่นี้จะกล่าวถึง คือ ระบบงานทางธุรกิจทั่วไปที่องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ต้องดำเนินการ ซึ่งเป็นตัวขับเคลื่อนการดำเนินธุรกิจของแต่ละองค์กร เช่น ระบบบัญชีเงินเดือน ระบบสินค้าคงคลัง และระบบบัญชี เป็นต้น ทั้งนี้ ก็เพื่อให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กรมีประสิทธิภาพและมีศักยภาพมากขึ้น

1. ก่อให้เกิดความเครียดในสังคมมากขึ้น  เนื่องจากมนุษย์ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง เคยทำอะไรแบบใด มักจะชอบทำแบบนั้น ไม่ชอบการ เปลี่ยนแปลง แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าไปเปลี่ยนแปลง บุคคลที่รับการเปลี่ยนแปลงไม่ได้ จึงเกิดความวิตกกังวล จนกลาย เป็นความเครียด กลัวว่าคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศจะทำให้คนตกงาน เพราะสิ่งเหล่านี้จะเข้ามาทดแทนมนุษย์

2. ก่อให้เกิดการรับวัฒนธรรม  หรือการแลกเปลี่ยนวัฒนรรมของคนในสังคมโลก ทำให้พฤติกรรมที่แสดงออกด้านการแต่งกาย และการบริโภคเปลี่ยนแปลงไป การมอมเมาเยาวชนในรูปของเกมส์อิเล็คทรอนิคส์ ส่งผลกระทบ ต่อการพัฒนาอารมณ์และจิตใจของเยาวชน เกิดการกลืนวัฒนธรรมดั้งเดิมซึ่งแสดงถึงเอกลักษณ์ของสังคมนั้น

3. ก่อให้เกิดผลด้านศีลธรรม   บทบาทเหล่านี้มีแนวโน้มที่สำคัญมากยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้เยาวชนคนรุ่นใหม่จึงควรเรียนรู้ และเข้าใจเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจะได้เป็นกำลังสำคัญในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศให้ก้าวหน้า และเกิดประโยชน์ต่อประเทศต่อไป

4. การมีส่วนร่วมของคนในสังคมลดน้อยลง   การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ในการสื่อสารและการทำงาน แต่ในอีกด้านหนึ่งการมีส่วนร่วมของกิจกรรมทางสังคมที่มีการพบปะสังสรรค์กันจะน้อยลง ผู้คนมักอยู่แต่ที่บ้านหรือที่ทำงานของตนเองมากขึ้น

5. การละเมิดสิทธิเสรีภาพส่วนบุคคลโดยการเพยแพร่ข้อมูลหรือรูปภาพต่อสาธารณชน

ซึ่งข้อมูลบางอย่างอาจไม่เป็นความจริงหรือยังไม่ได้พิสูจน์ความถูกต้องออก สู่สาธารณะชน ก่อให้เกิดความเสียหาย ต่อบุคคลโดยไม่สามารถป้องกันตนเองได้ การละเมิดสิทธิส่วนบุคคลเช่นนี้ ต้องมีกฎหมายออกมาคุ้มครองเพื่อให้นำข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในทางที่ถูกต้อง

เหตุใดจึงเกิดการต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ และผู้บริหารต้องทำอย่างไรจึงจะออกแบบระบบและนำระบบมาใช้ให้เกิดความสำเร็จ

การต่อต้านภายในองค์กร  จากสภาพแวดล้อมในการแข่งขันขององค์กร ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทำให้องค์กร ธุรกิจต้องมีการปรับตัวให้ทันกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป องค์กรที่มีประสิทธิภาพในการจัดการการเปลี่ยนแปลงสูง จะต้องเป็นองค์กรที่มีความยืดหยุ่น และมีการพัฒนาเตรียมพร้อมเพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารองค์กร ธุรกิจที่จะต้องมีความตื่นตัว เฉลียวฉลาดในการที่จะบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างได้ผล การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อาจทำให้งานประจำของแต่ละบุคคลเปลี่ยนแปลงไปได้ โดยที่ทำให้บุคคลเหล่านั้นได้รับผลกระทบในด้านลบได้ สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากการได้รับผลกระทบก็คือ ความขัดแย้งและการต่อต้านซึ่งอาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างภายในองค์กร

หากองค์กรมีการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน ควรจะพิจารณาในเรื่องต่างๆดังนี้

1. การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานจะทำให้ฟังก์ชั่นต่างๆในองค์กรเปลี่ยนไปหรือไม่

2. ความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานและกระบวนการทางธุรกิจ

3. พิจารณาในด้านของวัฒนธรรมและการเมือง

4. การจัดการและการควบคุมดูแลของผู้บริการองค์กร

5.พิจารณาถึงความสนใจของงานที่จะมีผลกระทบต่อการนำเทคโนโลยีมาใช้

6. ประเภทของงาน การตัดสินใจและกระบวนการทางธุรกิจที่ระบบสารสนเทศได้รับการออกแบบเพื่อช่วยเหลือภายในองค์กร

อธิบายว่าแรงผลักดันในการแข่งขัน ของ Porter’s competitive forces model และระบบสารสนเทศมีบทบาทต่อกลยุทธ์การบริหารอย่างไร

ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ไม่ได้เกิดมาจากผลกระทบจากคู่แข่งเพียงอย่างเดียว โดยจะต้องพิจารณาจาก 5 ด้าน ได้แก่ คู่แข่ง ตลาดใหม่ สินค้าอื่นที่จะมาทดแทนสินค้าเดิม ผู้ขายวัตถุดิบ แรงผลักดันจากลูกค้า

บทบาทสารสนเทศมีประโยชน์มากจึงจำเป็นต้องมีการลงทุนเพื่อสร้างสารสนเทศขึ้นมา และจะต้องมีการจัดการทรัพยากรสารสนเทศเพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจ เพื่อให้เกิดพัฒนาการทางการศึกษา การบริหาร หรือแม้แต่การเตรียมพร้อมที่จะวิเคราะห์การลงทุนในอนาคตอันใกล้ที่มหาวิทยาลัยกำลังเตรียมการออกนอกระบบด้วย ระบบสารสนเทศในองค์กรมักจะคำนึงถึงประโยชน์ต่อไปนี้

1.  การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2.  การลดเวลาการทำงาน

3.  การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน/การเรียกใช้/การเลือกใช้สารสนเทศ

4.  ความสามารถกลั่นกรองสารสนเทศที่ตรงกับความต้องการได้ทันที

5.  การใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ (ระบบฐานข้อมูล/ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์/ทรัพยากรสารสนเทศ)

6.   ความสามารถในการสร้างมาตรการประกันคุณภาพการศึกษา เช่น สามารถตรวจสอบติดตามผลการเรียนของนักศึกษา/ ประวัติ/ ผลการปฏิบัติงานของบุคคลากร เป็นต้น

7.  สร้างโอกาสในการพัฒนาองค์กรด้านการศึกษาให้สังคมรู้จักและเลือกใช้

8.  สร้างภาพพจน์ที่ดีให้ปรากฏแก่สังคม

กลยุทธ์การแข่งขันขององค์กรมีกลยุทธ์อะไรบ้าง และระบบสารสนเทศมีส่วนสนับสนุนแต่ละกุลยุทธ์อย่างไร

1. ผู้นำต้นทุนต่ำ สามารถผลิตสินค้าและบริการที่มีต้นทุนต่ำ โดยสามารถใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนรวมได้

2. ความแตกต่างของสินค้า การสร้างความแปลกใหม่หรือแตกต่างของสินค้าเพื่อให้เกิดความสะดวกสบาย โดยมีการสร้างความแตกต่างโดยนำเทคโนโลยีมาช่วยในการผลิตสินค้า

3. การมุ่งเน้นไปที่ช่องทางการตลาด ทำให้องค์กรสามารถวิเคราะห์การซื้อของลูกค้าได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ รสนิยม ความพอใจของลูกค้าเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อนมาใช้ประโยชน์ได้ เช่น การประชาสัมพันธ์ การสำรวจ

4. การักษาลูกค้าและคู่แข่ง เพื่อให้ลูกค้าเกิดความประทับใจ เช่น การบริการหลังการขาย ความรับผิดชอบหลังจากการขาย ความสนใจลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการอีกครั้ง

ให้นิยามความหมายของ “การจัดการ” และหน้าที่ทางการจัดการแบ่งออกเป็นกี่หน้าที่ แต่ละหน้าที่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนให้เกิดประโยชน์อย่างไร

การจัดการ คือการทำให้กลุ่มบุคคลในองค์กรเข้ามาทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกันขององค์กร การจัดการประกอบด้วยการวางแผน การจัดการองค์กร การสรรบุคลากร การนำหรือการสั่งการ และการควบคุมองค์กรหรือความพยายามที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน การจัดการทรัพยากรประกอบด้วยการใช้งานและการจัดวางทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรการเงิน ทรัพยากรเทคโนโลยี และทรัพยากรธรรมชาติ และยังช่วยการบริหารให้กับองค์กรต่างๆให้เจริญรุ่งเรือง

1. การวางแผน การวางแผนหรือ Planning หมายถึงการพิจารณากำหนดแนวทางการทำงานให้ บรรลุเป้าหมาย โดยเกิดจากการใช้ดุลพินิจคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางการการทำงานในอนาคต

2. การจัดองค์การ การจัดองค์การหรือ Organizing หมายถึง การจัดระเบียบหรือโครงสร้างของการ ทำงานภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบและอยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น

3. การบังคับบัญชาสั่งการ หรือ Commanding หมายถึง ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงหรือหว่านล้อมผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานตามคำสั่ง จนสามารถทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จได้

4. การประสานงาน หรือ Coordinating หมายถึง การจัดให้ทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรทำงานประสานสัมพันธ์สอดคล้องเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

5. การควบคุม หรือ Controlling หมายถึง กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มีส่วนทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนในปัจจุบันมีความสะดวกสบายมากขึ้น ทำให้คนในสังคมมีการติดต่อสื่อสารถึงกันได้ง่ายและรวดเร็ว มีการทำกิจกรรมหลายสิ่งหลายอย่างร่วมกันง่ายขึ้น การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก่อให้เกิดประโยชน์ในด้านต่างๆ

ผู้บริหารแบ่งออกเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง ผู้บริหารแต่ละระดับมีบทบาทและหน้าที่ที่สำคัญอย่างไร และสรุปความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารแต่ละระดับ

ผู้บริหารแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) มีอำนาจในการบังคับบัญชาโดยทั่วทั้งองค์กร โดยการสั่งการลงมายังผู้บริหารระดับกลางและระดับล่าง ลักษณะงานส่วนใหญ่จะเน้นงานที่ต้องใช้ความคิดในการวิเคราะห์ การตัดสินใจเป็นเรื่องที่ไม่มีความแน่นอนและเกี่ยวข้องกับปัจจัยภายนอกต่างๆ

2. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) ทำหน้าที่ในการควบคุมการบริหาร ได้แก่ การวางแผนการทำงาน การติดตามการทำงานตามแผนที่วางไว้ มีการตรวจสอบ จัดสรรทรัพยากรรวมถึงประเมินผลการทำงาน เพื่อให้ตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

3. ผู้บริหารระดับล่าง (Low-level Manager) ควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ และเป็นผู้รายงานผลการปฏิบัติงานไปยังผู้บริหารระดับกลางและระดับสูง

ความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารแต่ละระดับ

อธิบายความต้องการสารสนเทศต่อแต่ละบทบาทของผู้บริหาร พร้อมทั้งบอกว่าระบบสารสนเทศใดที่สนับสนุนแต่ละบทบาท

ความต้องการสารสนเทศต่อบทบาทของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารตามแนวความคิดของ Mintzberg จากการวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้บริหารในแต่ละวัน ได้แบ่งบทบาทของผู้บริหารออกเป็น 3 กลุ่ม หรือ 10 บทบาท ดั้งนี้คือ

1. บทบาทระหว่างบุคคล หมายถึงผู้บริหารเป็นผู้ที่มีบทบาทต่อบุคคลในองค์กรและภายนอกองค์กร โดยจะเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อกับสังคมภายนอกองค์กร และเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานและบุคลากรในองค์กรเกี่ยวกับงานภายในองค์กร บทบาทระหว่างบุคคลมีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบ 3 ประเภท คือ

1.1 หัวหน้า คือ บทบาทในการจูงใจหรือบังคับบัญชาให้บุคลากรปฏิบัติตามหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ

1.2 ผู้นำ คือ บทบาทในการกระตุ้น จูงใจให้ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติตามหน้าที่ในด้านการทำงานหรือด้านอื่นๆ

1.3 ผู้ติดต่อ คือ บทบาทในการติดต่อกับองค์กรหรือหน่วยงานภายนอกเพื่อให้ได้ข้อมูลและบริการด้านการค้า

2. บทบาทด้านข่าวสาร หมายถึงบทบาทที่ผู้บริหารทำหน้าที่เสมือนเป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสาร ทั้งการรับสารและการส่งข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยและเชื่อถือได้ไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง จึงมีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบ 3 ประเภท คือ

2.1 ผู้ตรวจสอบ บทบาทในการติดตามและรับข้อมูลมาใช้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจองค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอก

2.2 ผู้เผยแพร่ คือ บทบาทในการส่งข้อมูลที่ได้รับจากภายนอก หรือจากหน่วยงานย่อยให้กับบุคลากรขององค์กร

2.3 โฆษก คือ บทบาทในการส่งข้อมูลไปยังภายนอก ตามแผนหรือนโยบายขององค์กรเสมือนเป็นโฆษกขององค์กร

3. บทบาทด้านการตัดสินใจ) หมายถึงบทบาทผู้บริหารทำหน้าที่เป็นผู้ตัดสินใจในระดับองค์กร มีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการตัดสินใจ 4 ประเภท คือ

3.1 ผู้จัดการ คือ บทบาทในการจัดการกับสภาพแวดล้อมที่เป็นโอกาส และริเริ่มแนะนำในด้านหน้าที่การจัดการภายใน

3.2 ผู้จัดการสิ่งรบกวน คือบทบาทในการปรับการทำงานให้ไปในทางที่ถูกเมื่อองค์กรเผชิญกับสิ่งนบกวนที่ไม่คาดคิดก่อน

3.3 ผู้จัดสรรทรัพยากร คือบทบาทในการจัดสรรทรัพยากรให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้

3.4 ผู้เจรจา คือ บทบาทในการเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อเจรจาหรือแก้ปัญหาความขัดแย้งของกลุ่มอื่นๆ

✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜✜

9. ให้นิยามความหมายของ “การตัดสินใจ” และระดับของการตัดสินใจแบ่งเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง

การตัดสินใจ หมายถึง กระบวนการในการเลือกทางเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เนื่องจากการดำเนินงานภายในองค์กรต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆมากมาย ในการแก้ปัญหานั้นอาจมีวิธีที่เป็ไปได้หลายทาง จึงจำเป็นต้องทำการตัดสินใจเลือกทางเลือกในการแก้ปัญหาที่เหมาะสม และต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้และความผันแปรของตัวแปรต่างๆที่เกี่ยวข้องด้วย

ระดับการตัดสินใจ ประกอบด้วย 4 ระดับ ได้แก่

1. การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ (Strategic Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลระยะยาว โดยทั่วไปจะเป็นการตัดสินใจของผู้บริหาร

2. การตัดสินใจระดับการควบคุมการ (Management Control Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร ที่เป็นส่วนย่อยอยู่ภายใต้การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง เกี่ยวกับการวัดผลการทำงาน

3. การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational Control Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยทรัพยากรจะมีการกำหนดไว้เรียบร้อย เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับล่าง

4. การตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ (Knowledge-level Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินทางเลือกของสินค้าหรือบริการใหม่ การสื่อสารความรู้ใหม่ และวิธีการกระจายข้อมูลข่าวสารไปยังหน่วยทุกหน่วยขององค์กร

รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหารมีอะไรบ้างแต่ละรูปแบบแตกต่างกันอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหาร มีการตัดสินใจที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของงานที่รับผิดชอบในแต่ละระดับของการบริหาร แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ดังนี้

1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structure) เป็นการตัดสินใจที่ใช้หลักวินิจฉัยแบบที่มีหลักเกณฑ์หรือมีหลักการที่แน่นอนชัดเจน เป็นกระบวนการที่มีการตัดสินใจและการกำหนดทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า เนื่องจากเป็นการตัดสินเกี่ยวกับปัญหาที่ทราบดีและมักเกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นประจำ โดยวิธีการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดจะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ และมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายต่ำที่สุดหรือให้เกิดกำไรสูงสุด เช่น

- การหาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

- การจัดซื้อสินค้าในปริมาณที่ทำให้เกิดการประหยัด

- การเลือกลงทุนที่เหมาะสม

ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบโครงสร้างที่ใช้กับงานด้านธุรกิจ เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลังว่าจะต้องสั่งของเข้าเท่าไหร่ จึงจะอยู่ในจุดที่คุ้มทุน และทำให้เกิดการประหยัดมากที่สุด

2. การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structure) เป็นการตัดสินใจแบบผสมระหว่างแบบมีโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้าง คือบางส่วนสามารถตัดสินใจแบบมีโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทำได้

ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างนี้ จะใช้วิธีการแก้ปัญหาแบบมาตรฐานและพิจารณาโดยมนุษย์รวมเข้าไว้ด้วยกัน จึงมีขั้นตอนในการแก้ปัญหาไม่ชัดเจนและซับซ้อนมากกว่าแบบมีโครงสร้าง ปัญหาบางส่วนสามารถเขียนเป็นแบบจำลองทางคณิตศาสตร์ได้ แต่ปัญหาบางส่วนไม่สามารถเขียนออกมาในรูปแบบของจำลองได้

สารสนเทศที่ใช้จะเป็นสารสนเทศที่มีโครงสร้างและเป็นรูปแบบรายงานที่ชัดเจน มีข้อมูลแนวโน้มต่างๆที่มาจากแหล่งข้อมูลภายนอกองค์กร ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น การทำสัญญาทางการค้า  การกำหนดงบประมาณทางการตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ การตัดสินใจให้เครดิตกับลูกค้า เป็นต้น

3. การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured) เป็นการตัดสินใจที่ไม่มีหลักการหรือวิธีการที่แน่นอนที่สามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจได้ อีกทั้งมีทางเลือกได้มากมายหลายทางเพื่อใช้แก้ปัญหาและตัวแปรที่เข้ามาเกี่ยวข้องในการตัดสินนั้นมีจำนวนมากและซับซ้อน มีโอกาสผิดพลาด หรือมีความเสี่ยงมากกว่าการตัดสินใจแบบที่มีโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง

เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่มีรูปแบบไม่ชัดเจน จึงต้องใช้สัญชาติญาณ ประสบการณ์ ความรู้และความชำนาญของผู้บริหารในการตัดสินใจ

สารสนเทศที่ใช้ส่วนใหญ่เป็นสารสนเทศที่มาจากภายนอกองค์กร เช่น ข้อมูลข่าวสารทางการเมือง เศรษฐกิจทั้งภายในและภายนอกประเทศ หรือแนวโน้มทางเทคโนโลยี เป็นต้น

ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น การวางแผนการบริการใหม่ การว่าจ้างผู้บริหารใหม่เพิ่ม ปัญหาพนักงานประท้วง หรือการเลือกกลุ่มของโครงงานวิจัยและพัฒนาเพื่อนำไปใช้ในปีหน้า

อธิบายกระบวนการตัดสินใจของ Simon ประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง

Herbert A.Simon  ให้ความหมายการตัดสินใจว่า เป็นการกำหนดขอบเขตของนโยบายทั้งหมด และเป็นภารกิจที่แผ่กระจายไปทั่วการบริหารองค์การเช่นเดียวกับการปฏิบัติงาน  แท้จริงแล้วการตัดสินใจมีความสำคัญเกี่ยวข้องกันกับทฤษฎีการบริหารโดยทั่วไป  จะต้องรวมหลักการขององค์การเพื่อประกันความถูกต้องของการตัดสินใจ  เป็นหลักการที่เที่ยงตรงประกันประสิทธิผลของการปฏิบัติงาน กระบวนการตัดสินใจของ Herbert A.Simon  ได้แบ่งกระบวนการตัดสินใจออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก่

1.การกำหนดปัญหา (Intelligence Phase) เป็นการรวบรวมข้อเท็จจริง ความเชื่อ ความคิดและเหตุผลต่างๆ เพื่อใช้ในการตัดสินใจ ผู้บริหารจะต้องมองเห็นว่าเกิดปัญหาอะไรในองค์กร ที่อาจจะเป็นต่อการดำเนินงานขององค์กรหรือการดำเนินธุรกิจ ซึ่งหากรวบรวมข้อมูลได้ครบถ้วนมากเท่าใดก็สามารถนำไปกำหนด ทางเลือกในการแก้ปัญหาที่ชัดเจนและแน่นอนได้มากขึ้นเท่านั้น

2.การออกแบบ (Design Phase) เป็นการสร้าง พัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้ รวมทั้งการทดสอบและประเมินทางแก้ปัญหาที่เกิด โดยการสร้างตัวแบบเพื่อการแปลงปัญหาให้อยู่ในรูปตัวแบบเชิงปริมาณ หรือตัวแบบทางคณิตศาสตร์ เพื่ออธิบายถึงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้งหมด การตั้งสมมติฐาน การกำหนดเงื่อนไขแบบต่างๆ และทำการทดสอบทางเลือกต่างๆ ที่มีความเป็นไปได้ในการนำมาแก้ไขปัญหา

3.การตัดสินใจเลือกทางเลือก (Choice Phase) เป็นการตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่งจากทางเลือกทั้งหมด ที่ได้มีการพิจารณาข้อดี ข้อจำกัด ตามหลักเกณฑ์การเลือกที่กำหนดไว้ การตัดสินใจของผู้บริหารอาจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด หรือทางเลือกที่เหมาะสมกับสถานการณ์ในขณะนั้น เพื่อนะไปปฏิบัติ ซึ่งขึ้นอยู่กับไหวพริบ ประสบการณ์ความเด็ดขาด ความกล้าได้กล้าเสีย หรือวิสัยทัศน์ของผู้บริหารแต่ละคนด้วย

4.การนำไปปฏิบัติ (Implementation Phase) เป็นขั้นตอนในการนำทางเลือกที่เลือกไว้มาปฏิบัติจริงเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ผู้บริหารจะต้องกำหนดว่าจะเริ่มดำเนินเมื่อใดและดำเนินการอย่างไร เมื่อนำไปปฏิบัติแล้วต้องมีการประเมินผลของทางเลือกที่นำมาใช้ในการแก้ปัญหา และผลการปฏิบัติเป็นไปตามเป้าหมาย

อธิบายระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละชนิด สนับสนุนประเภทการตัดสินใจ และการตัดสินใจของผู้บริหารแต่ละระดับ อย่างไร

ประเภทของระบบสารสนเทศ

1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS)

เป็นระบบสารสนเทศแบบประมวลผลธุรกรรมทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล(File) หรือฐานข้อมูล(Database) และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ (Routine)ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ

1.1การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนดแล้วจึงจะประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียวการออกแบบลักษณะการประมวลผลแบบกลุ่มก็เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย และให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของงาน

1.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบการประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online Transaction Processing หรือ OLTP เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน

2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS)

เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูล ที่ได้จากTPSเพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ และประกอบการตัดสินใจโดยสามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภทดังนี้

2.1 รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งอาจเป็นรายงานที่จัดทำขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกๆ ปี

2.2 รายงานสรุป (Summarized Reports) เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ

2.3 รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Reports) เป็นรายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจอย่างทัน เวลา

2.4 รายงานที่จัดทำตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งรายงานจะกระทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ Demand Reports จะจัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้นๆ เท่านั้น

3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems: DSS)

เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ และจะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพลักษณะสำคัญของDSSคือจะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจเพื่อใช้ในการแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ ดังนั้นDSSจึงควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบกับผู้ใช้เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล

4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Support Systems: ESS)

เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหาศึกษาแนวโน้มและการวางแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆจึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง และรวดเร็วต่อการใช้งานได้ง่ายEISสามารถเข้าถึงสามาสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การและจะนำเสนอ สารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และ กราฟ เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา

5.ระบบสารสนเทศความรู้ (KWS) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าระบบงานสร้างความรู้ หรือ จัดการความรู้ เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรระดับวิชาชีพที่มีความรู้สูงและทักษะเฉพาะทาง (Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย ทนาย นักวิทยาศาสตร์ ที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้นและใช้เป็นฐานรองรับการจัดการความรู้ (knowledge-based system) และอาจนำเทคโนโลยีระบบปัญญาประดิษฐ์ หรือ Artificial Intelligence (AI)   มาประยุกต์ใช้ ในการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ บริการใหม่ การจัดหมวดหมู่และบูรณาการความรู้ใหม่เข้าไปในองค์การ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน ซึ่งหน่วยงานจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems: OIS)

เป็นระบบเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อัตโนมัติในสำนักงาน สำหรับช่วยงานต่างๆ ในสำนักงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น งานพิมพ์เอกสารด้วยโปรแกรม Work Processing งานจัดทำเอกสารและส่งทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ E-mail งานจัดหน้าเอกสารด้วยโปรแกรมการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นต้น